Urząd Gminy Harasiuki Biuletyn Informacji Publicznej

Do zadań Referatu Organizacyjnego, należą sprawy:

1) z zakresu spraw organizacyjnych w szczególności:
a) prenumerata czasopism, druków, formularzy oraz wydawnictw zawodowych dla pracowników,
b) obsługa sekretariatu Urzędu, udzielanie informacji dotyczących funkcjonowania Urzędu, jednostek organizacyjnych Gminy, miejsca i sposobu załatwiania spraw w Urzędzie,
c) zapewnienie łączności telefonicznej, faksowej, internetowej,
d) prowadzenie dziennika podawczego, zapewnienie bieżącej i pełnej informacji na tablicach ogłoszeń, koordynowanie zadań wynikających z realizacji instrukcji kancelaryjnej, zamawianie, rejestracja i nadzór nad pieczęciami urzędowymi,
e) prowadzenie spraw z zakresu skarg, wniosków i petycji, prowadzenie rejestru skarg i wniosków, prowadzenie rejestru petycji, opracowywanie odpowiedzi na wystąpienia Rzecznika Praw Obywatelskich, Posłów i Senatorów,
f) wykonywanie zadań związanych z wyborami do Sejmu, Senatu, organów samorządowych oraz innych organów dla których obsługę techniczną prowadzą samorządy gminne, ławników zgodnie z zakresem ustalonym w Kodeksie wyborczym,
g) obsługa organizacyjno-techniczna referendów i konsultacji społecznych,
h) zapewnienie dostępu do informacji publicznej,
i) bieżąca aktualizacja Biuletynu Informacji Publicznej,
j) stwierdzanie zgodności kserokopii z oryginałami oraz stwierdzanie własnoręczności podpisów na potrzeby własne Urzędu,
h)sporządzanie zeznań świadków na potrzeby własne Urzędu oraz innych jednostek organizacyjnych,
2) w zakresie obsługi Rady Gminy i jej Komisji oraz jednostek pomocniczych gminy w szczególności:
a) protokołowanie sesji, posiedzeń komisji, pomoc radnym w sprawowaniu mandatu, prowadzenie ogólnie dostępnego zbioru uchwał Rady Gminy oraz przepisów gminnych, prowadzenie pełnej dokumentacji pracy Rady i jej Komisji, prowadzenie ewidencji interpelacji i wniosków,
b) kompletowanie dokumentacji przekazane przez wnioskodawców pod obrady Rady oraz przekazywanie uchwał, opinii, wniosków pracownikom zobowiązanym do ich realizacji oraz organom nadzoru i do publikacji,
c) obsługa dyżurów Przewodniczącego oraz spotkań radnych z wyborcami,
d) wykonywanie czynności związanych ze współdziałaniem Rady z organami władzy państwowej, organami innych jednostek samorządu terytorialnego, organizacjami społecznymi, politycznymi samorządowymi, związkami zawodowymi,
e) prowadzenie spraw związanych z obsługą rad sołeckich,
3) obsługa kontaktów zagranicznych,
4) w zakresie obsługi administracyjno-gospodarczej w szczególności:
a) prowadzenie spraw dotyczących adaptacji, napraw i konserwacji lokali i majątku stanowiącego wyposażenie Urzędu,
b) planowanie realizacji wydatków związanych z funkcjonowanie Urzędu, analiza kosztów funkcjonowania, zaopatrywanie w niezbędny sprzęt, materiały biurowe i kancelaryjne, prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,
c) dozór, ochrona przeciwpożarowa, przeciw włamaniowa obiektu,
d) zapewnienie warunków sanitarnych, socjalnych, utrzymanie czystości i porządku w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
e) obsługa funkcji reprezentacyjnych wykonywanych przez Wójta,
5) wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, planowanie liczby punków sprzedaży napojów alkoholowych, naliczanie opłat i wydawanie zaświadczeń,
6) w zakresie działalności gospodarczej w szczególności dokonywanie wpisów do ewidencji działalności,
7) prowadzenie spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy
8) współpraca z Policją,
9) współpraca z Krajowym Biurem Wyborczym w czasie przeprowadzeniem wyborów:
a) Prezydenta RP,
b) do Sejmu i Senatu RP,
c) do Rady Gminy, Powiatu zakresie Sejmiku Województwa,
d) przeprowadzanie wyborów sołtysów, rad sołeckich oraz ławników,
10) w zakresie działalności promocyjnej, informacyjnej Gminy oraz obsługi informatycznej w szczególności:
a) gromadzenie informacji o Gminie, przygotowywanie materiałów promujących Gminę, prowadzenie kroniki i wydawanie gazety lokalnej,
b) zapewnienie dostępu do informacji publicznej w systemie informatycznym,
c) gospodarowanie dostępem do zbioru danych osobowych,
d) zabezpieczenie dostępu do sprzętu informatycznego oraz pomieszczeń przed nieuprawnionym dostępem osób nieuprawnionych, kradzieżą, uszkodzeniem,
e) nadzór nad wdrażaniem systemów informatycznych, modułów i programów, archiwizowanie danych, koordynacja realizacji zadań w systemie informatycznym na poszczególnych stanowiskach pracy, prowadzenie prac nad uruchomieniem i rozbudową sieci informatycznej,
f) obsługa strony www Gminy i Biuletynu Informacji Publicznej,
g) prowadzenie rejestru instytucji kultury,
12) prowadzenie całokształtu spraw związanych z gospodarką kadrową w Urzędzie Gminy a w szczególności:
a) prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników Urzędu,
b) organizowanie szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników,
c) prowadzenie spraw kadrowych dotyczących kierowników jednostek organizacyjnych,
d) prowadzenie ewidencji udzielanych przez Wójta pełnomocnictw do wydawania decyzji administracyjnych,
e) prowadzenie całości dokumentacji z zakresu planowania i wykorzystania przez pracowników urlopów wypoczynkowych,
f) prowadzenie ewidencji urlopów okolicznościowych, bezpłatnych, wychowawczych,
g) prowadzenie ewidencji umów cywilnoprawnych dotyczących używania przez pracowników i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy pojazdów do celów służbowych,
h) opracowywanie sprawozdawczości GUS o stanie zatrudnienia,
13) prowadzenie spraw dotyczących używania godła, herbu, pieczęci tablic urzędowych,
14) współpraca z urzędem pracy,
15) koordynowanie spraw dostępności architektonicznej, cyfrowej i informacyjno-komunikacyjnej :
a) wykonanie inwentaryzacji obiektów budowlanych oraz określenie minimalnych wymagań obiektów w zakresie zapewnienia ich dostępności.
b) identyfikacja potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami.
c) przygotowanie i koordynacja wdrożenia planu działania na rzecz poprawy zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami zgodnie z minimalnymi wymaganiami służącymi zapewnieniu dostępności, określonych w art. 6 ustawy o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.
d) wsparcie osób ze szczególnymi potrzebami w dostępie do usług świadczonych.
e) monitorowanie działalności gminy, w zakresie analizy dokumentacji projektowej, obiektów i inwestycji gminnych w przestrzeni publicznej pod kątem zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.
f) prowadzenie działań na rzecz promocji dostępności oraz zasad projektowania uniwersalnego.
g) przedstawienie Wójtowi Gminy bieżących informacji o podejmowanych działaniach w zakresie realizacji zadań,
h) przygotowuje raz na cztery lata w terminie do dnia 31 marca danego roku „Raport o stanie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.”
16) prowadzenie spraw związanych z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi w Urzędzie Gminy i jednostkach organizacyjnych.